In this article we will explain some basic terms and concepts to start using SDL Trados.

Translator’s Workbench
This component is part of Trados suite and it is a database system that uses the translation memory concept, a method for capturing, storing and reusing translation. The translations stored are saved in translation memory databases. These linguistic data are stored as bilingual segment pairs (sentence) and each of these bilingual segment pairs is called a “translation unit”.

Every time we create a new translation memory in Translator’s Workbench, it is empty. When we use this translation memory for a translation job, the new translation units that are stored in this database increase the number of units available for reuse.

Translation Unit
When we translate with Translator’s Workbench, this component creates a database where all sentences or segments in their original language and their corresponding linguistic equivalents are stored. These stored segments are known as “translation units”. These translation units that now are stored in the database allow us to carry out very quick and efficient fuzzy matches searches.

Creating a Translation Memory
As specified before, when we create a translation memory in Translator’s Worbench, such memory is empty, but it grows as we work in new translation projects or by importing aligned translation units or aligning projects.

With the first method, interactive translation, each and every time we translate a segment, this translation unit is added to our translation memory. If we find a similar or identical text, Translator’s Workbench will show us our previous translation. Now, you can accept the suggested translation or we can edit it and save a new version of the same. This new version will overwrite the previous one or it will be added as a new unit according to Translator’s Workbench settings.

We can also populate a new or existing translation memory by importing previously translated documents. The Import function allows us to add data exported from other translation memories or from projects aligned using WinAlign. The steps to align documents have been explained in our article Basic Guide on How to Start Working with WinAlign.

Translation memory and Fuzzy Matching Searches
While we are translating, Translator’s Workbench searches among the information stored in the translation memory database and suggests previous translations to use in the new text. The similarity between the new original segment we are translating and the segments already present in the translation memory is the basis for these searches. If there are similarities between the new and existing segments, Translator’s Workbench will suggest them and it will specify its similarity percentage.

In 100% match units there is an exact coincidence between the new segment and the previous segment(s). However, Translator’s Workbench also has the capacity to suggest segments that are not identical, but similar, and this is known as “fuzzy match”. This value can vary from 99% to 30%, but the recommended setting is a value of at least 75%, since a lower value is practically of no help. Translator’s Workbench suggests each fuzzy match in order of importance and highlights the differences between the new and previous segment so that we can choose the translation that is more suitable for the new context.

María Carolina Otero
www.quillslanguage.com

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SDL Trados

En este artículo explicaremos algunos términos y conceptos básicos para comenzar a utilizar SDL Trados.

Translator’s Workbench
Este componente es parte del paquete de Trados y es un sistema de base de datos que utiliza el concepto de memoria de traducción, un método para capturar, almacenar y reutilizar traducciones. Las traducciones almacenadas se guardan en bases de datos de memoria de traducción. Estos datos lingüísticos se guardan como pares de segmentos bilingües (oración) y cada uno de estos pares de segmentos bilingües se llama una “unidad de traducción”.

Cada vez que creamos una nueva memoria de traducción en Translator’s Workbench, la misma está vacía. Cada vez que utilizamos esta memoria de traducción para una traducción, se va llenando de unidades de traducción, que se guardan en esta base de datos.

Unidad de traducción
Cuando traducimos con Translator’s Workbench, este componente va creando una base de datos en la que almacena las oraciones o los segmentos en el idioma original junto con sus correspondientes equivalentes lingüísticos. Estos segmentos almacenados se conocen como “unidades de traducción”. Estas unidades de traducción almacenadas en la base de datos permiten realizar funciones de búsqueda de coincidencias rápidas y altamente eficaces.

Creación de una memoria de traducción
Como se especificó anteriormente, al crear una memoria de traducción en Translator’s Worbench, la misma está vacía, pero la misma se va llenando mientras trabajamos en nuevas traducciones o al importar unidades de traducción alineadas.

Con el primer método, traducción interactiva, cada vez que traducimos un segmento de texto, esta unidad de traducción se añade a la memoria de traducción. En caso de encontrarnos con texto idéntico o similar, Translator’s Workbench mostrará la traducción anterior. Aquí es posible aceptar la traducción sugerida o podemos editarla y guardar una nueva versión. Esta nueva versión sobrescribirá la anterior o se añadirá como nueva, según la configuración inicial que hayamos realizado.

También es posible llenar una memoria de traducción nueva o existente al importar documentos traducidos anteriormente. La función de importar nos permite añadir datos exportados de otras memorias de traducción o de proyectos alineados con WinAlign. Cómo alinear documentos se ha explicado en el artículo Guía básica sobre los primeros pasos con WinAlign.

Búsquedas en la memoria de traducción y coincidencias parciales
Mientras realizamos una traducción, Translator’s Workbench busca entre los datos almacenados en la base de datos de la memoria de traducción y sugiere traducciones anteriores para utilizar en el nuevo texto. La similitud entre el nuevo segmento original que se va a traducir y los segmentos que ya existen en la memoria de traducción es la base de estas búsquedas. Si se encuentran similitudes entre estos segmentos nuevos y existentes, Translator’s Workbench los sugiere y especifica su porcentaje de similitud.

En las unidades 100% match existe una coincidencia exacta entre el segmento nuevo y el(los) segmento(s) anterior(es). Sin embargo, Translator’s Workbench también tiene la capacidad de sugerir segmentos que no son idénticos, sino similares, y a esto se denomina “coincidencia parcial”. Este valor puede variar de 99% a 30%, pero se aconseja un valor mínimo del 75%, ya que un valor inferior no es prácticamente de ayuda. Translator’s Workbench sugiere cada coincidencia parcial en orden de importancia y resalta las diferencias entre el nuevo segmento y el segmento anterior para poder elegir así la traducción que mejor se adecue a nuestro nuevo contexto.

María Carolina Otero
www.quillslanguage.com

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Traducción de archivos PDF

Al comprar Trados por primera vez, con esta herramienta puedes aprovechar lo que ya has traducido anteriormente para crear memorias de traducción y no tener que empezar de cero. Esta herramienta también es muy útil cuando los clientes envían material de referencia de trabajos anteriores que han realizado.

Lo que necesitas es el documento original y el archivo traducido en el idioma de destino. Los archivos tienen que ser idénticos o casi idénticos para que tu alineación se realice correctamente. Una vez que cuentas con ambos archivos, el original y la traducción, puedes seguir estos simples pasos para crear tu nueva TM o completar una TM existente.

1. Abrir la herramienta WinAlign. Para esto, ir a Inicio, Todos los programas, SDL International, Trados [tu versión] y hacer clic en WinAlign.
 
2. Una vez que la ventana de WinAlign se abre, hacer clic en File, New Project.
 
 
 
o hacer clic en el icono   en la barra de herramientas.
 
3. Se abrirá una nueva ventana.  

 
 
4. En la pestaña “General”, ingresar el nombre del proyecto en “Project Name”. Cambiar los idiomas de origen y destino en “Source Settings” y “Target Settings” para configurar los idiomas con los que se trabajará. Y finalmente configurar el tipo de archivo del menú desplegable en File Preferences.

Comentario: al trabajar con documentos Word, tener en cuenta si el formato es .doc o .rtf, ya que es necesario elegir la opción correcta.
 
5. Ir a la pestaña “Files”, hacer clic en “Add” para agregar el archivo de origen y examinar hasta encontrarlo. Realizar el mismo procedimiento con el archivo traducido.
 
 
6. Ahora que ya están listo los dos archivos, es necesario vincularlos. Hacer clic en la hoja azul   y arrastrar la hoja hasta la amarilla para conectarlas .
 
7. Hacer clic en “Aceptar” y aparecerá la siguiente pantalla.

8. Hacer doble clic en el archivo de origen que está resaltado en negro y el programa alineará ambos archivos.

9. Una vez que la alineación haya finalizado, aparecerá una nueva ventana que muestra el archivo de origen a la izquierda y el archivo traducido a la derecha. Como se puede ver en la captura de pantalla a continuación, las oraciones están unidas con una línea de puntos. Esto es lo que el software reconoce como posibles coincidencias entre ambos textos. Se puede aceptar esta conexión o no. Para aceptar o rechazar la conexión propuesta, hacer clic con el botón secundario (derecho) en la hoja de la izquierda y hacer clic en “Commit” o “Disconnect”. 
 

Al hacer clic en “Disconnect”, la línea de puntos desaparecerá y la hoja de la izquierda volverá a ser de color azul y la de la derecha volverá a ser de color amarillo. Ahora es posible conectar las oraciones según lo que se desee. Para realizar una nueva conexión entre oraciones, hacer clic en la hoja de la derecha y arrastrar hasta la hoja de la derecha que coincida con la oración.
 
 
 
Al hacer clic en “Commit”, la línea de puntos se transformará en una línea completa y esto significa que se ha aceptado la alineación propuesta por el software.
 
10. Una vez que se haya terminado de revisar todo el texto y todas las unidades se hayan aceptado correctamente, es posible elegir guardar el proyecto o exportarlo para luego importarlo en la memoria de traducción de Workbench existente.
 
11. Para guardar el proyecto, ir a File, Save Project o Save Project As… y guardarlo en la ubicación deseada.
 
12. Para exportar el proyecto, ir a File, Export Project y guardarlo en la ubicación deseada. Una vez que el proyecto se ha exportado, se obtendrá un archivo .txt que se puede importar a la memoria de traducción de Workbench existente.

¡¡¡¡¡¡¡¡¡Buena suerte con el proyecto de alineación!!!!!!!!!

Carolina Otero
www.quillslanguage.com

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Traducción de archivos PDF

Conceptos básicos de Trados

Para crear una memoria de traducción:
1. Ir a Windows / Inicio/ Todos los programas/ SDL Internacional /  SDL Trados 2006 / Translator’s Workbench. Se abrirá el programa y solicitará ingresar el nombre de usuario.

2. Ir a File/ New.

3- Aparecerá una ventana en la que se debe seleccionar el idioma de partida y el de llegada, e ingresar el nombre que se desea asignar a la memoria. Después hacer clic en Create….

4- Se abrirá una ventana en donde hay que volver a ingresar el nombre de la memoria y buscar el lugar en donde se desea guardar.

Nota:
La próxima vez que se inicie Translator’s Workbench, la última memoria que se utilizó se abrirá de manera predeterminada.

Para abrir una memoria:
Para abrir una memoria existen dos métodos:
1- Hacer doble clic en el icono de la memoria que se desea abrir, o

1- Abrir Trados Translator’s Workbench mediante la ruta que se indicó anteriormente.

2- Ir a File / Open

3- Se abrirá una pantalla en donde se debe buscar la memoria que se desea abrir y una vez encontrada, hacer doble clic sobre la misma.
Para importar una memoria:
1- Abrir Trados Translator’s Workbench mediante la ruta que se indicó anteriormente.

2- Ir a File / Import.

3- Aparecerá una pantalla en la que se pueden elegir las siguientes opciones:
a) Si el archivo que se va a importar es una memoria pequeña, es decir con pocas unidades, seleccionar “Small Import File (No Reorganization)”

b) Si el archivo de la memoria es muy grande, seleccionar “Large Import File (with Reorganization)”

4- En la opción “Existing Translation Units” seleccionar según lo que se desee hacer con las unidades ya existentes, pero en general se selecciona Overwrite, para sobrescribir la TM con las unidades más actualizadas o aprobadas por el cliente.

5- Hacer clic en OK.

6- Buscar en donde se encuentra el archivo que se va a importar, que deberá siempre ser otra memoria exportada desde Trados (o programa compatible) o creada mediante WinAlign, es decir un archivo .txt, .tmx, .rtf (para Systran) o .sgm, y hacer doble clic.

El programa importará la memoria y mostrará en la parte inferior el resultado del proceso.

Para exportar una memoria:
1- Abrir Trados Translator’s Workbench mediante la ruta que se indicó anteriormente.

2- Ir a File / Export.

3- Aparecerá una pantalla en la que se visualizará la lista de campos de la memoria de traducción. En esta pantalla, hacer clic en OK.

4- Buscar en donde se desea guardar la memoria exportada, elegir el tipo de archivo de destino y hacer clic en Save.

5- En el lugar seleccionado, se guardará un archivo .txt o .tmx.

Reorganización de la memoria:
La memoria de vez en cuando tiene que reorganizarse para mantener su integridad, por lo tanto:
1- Abrir Trados Translator’s Workbench mediante la ruta que se indicó anteriormente.

2- Ir a File / Properties.

3- Allí veremos la información de la memoria de traducción que tenemos abierta, como fecha de creación, cantidad de usuarios, tamaño, etc. Para saber si la memoria debe reorganizarse, hacer clic sobre la opción Reorganisation recommended. En la casilla Value, a la derecha, nos especificará si es necesario o no reorganizarla (Yes o No).

En caso de que nos indique que sí debemos reorganizarla, se deberán seguir los siguientes pasos:

1- Ir a File / Reorganise.

5- La memoria de traducción se reorganizará y en la parte inferior de la ventana de Translator’s Workbench veremos el resultado del proceso.
Uso de Multiterm junto con Translator’s Workbench:
En caso de contar con una base de datos en Multiterm, la misma se puede visualizar en la ventana de Translator’s Worbench para que nos indique los términos que encuentra a medida que se abren las unidades de traducción. Para esto, se deben seguir los siguientes pasos:

1- En Translator’s Workbench ir a Options y hacer clic enTerm Recognition.

2. En Options / Term Recognition Options… se debe seleccionar la versión de Multiterm que está instalada. Después, hacer clic en Browse… y buscar la base de datos de Multiterm, y por último seleccionar los idiomas de origen y de destino que se utilizarán.

Comandos básicos de funcionamiento:
1- Para abrir una unidad de traducción, hacer clic en Open  ( ) o en Open/Get  ( ). Es recomendable utilizar el comando Open/Get, ya que de haber anteriormente una unidad de traducción la tomará y la ubicará en la unidad de destino (unidad amarilla). Los métodos abreviados de teclado para esta función son Alt+Shift+Inicio para la función Open y Alt+Inicio para Open/Get.

2- Una vez traducida la unidad, para pasar a la unidad siguiente hacer clic en Set/Close Next Open/Get ( ). El método abreviado de teclado es Alt+Num+.
Nota: Cuando se deba utilizar una tecla desde el teclado numérico, se indicará con la palabra Num antes de la tecla correspondiente.

3- Para cerrar una unidad de traducción que no se ha traducido, es decir que está vacía, o que no se desea guardar en la memoria, hacer clic en Close ( ). El método abreviado de teclado es Alt+Shift+Fin.

4- Para cerrar una unidad de traducción que se ha traducido y se desea guardar en la memoria, pero no continuar a la siguiente unidad, hacer clic en Set/Close ( ). El método abreviado de teclado es Alt+Fin.

5- Para copiar completamente la unidad de traducción, por ejemplo en caso de nombres propios  o direcciones, hacer clic en Copy Source ( ). El método abreviado de teclado es Alt+Insert.

6- Para buscar dentro de la memoria una palabra que se cree que ya se ha traducido antes, se debe marcar en la unidad de origen la palabra o palabras que se va a buscar y después hacer clic en Concordance ( ). El método abreviado de teclado es Alt+Arriba.

7- Los Placeables que encontramos en el texto original y que en la memoria aparecen subrayados en azul, se pueden incorporar en la unidad de llegada al hacer clic en Get Current Placeable ( ) para el Placeable que está marcado actualmente. El método abreviado de teclado es Control+Alt+Abajo. Para los Placeables posteriores o anteriores hacer clic en Get Next Placeable ( ) o Get Previous Placeable ( ) respectivamente. Los métodos abreviados de teclado son Control+Alt+Derecha y Control+Alt+Izquierda.

8- Existen casos en los que no es necesario revisar las unidades 100% match, ya sea por instrucción del cliente o porque son unidades ya aprobadas por nosotros mismos o el cliente, para lo que existe la función Translate to fuzzy ( ). Esta función hace que Trados pase por alto las unidades 100% match y se detenga nuevamente en la siguiente unidad que es “no match” o “fuzzy match”, para que pueda traducirse. Esta función ahorra mucho tiempo en caso de estar seguros de que la memoria de traducción es fiable. El método abreviado de teclado es Alt+Num*.

9- La función Get Translation ( ) permite actualizar la unidad de traducción actual abierta con una unidad 100% match de la memoria de traducción. Esta función es especialmente útil al revisar un trabajo en el caso de repeticiones. El método abreviado de teclado es Alt+Shift+Insert.

8- De tener algún problema con la memoria de traducción por haber dañado una unidad, ir al menú de Trados en el archivo Word y hacer clic en Fix Document. En la mayoría de los casos esta función restaura el documento y la unidad puede volver a abrirse.
Recomendaciones:
• No pulsar “Enter” cuando se está dentro de la unidad de traducción ya que se puede dañar.

• Utilizar los comandos desde el teclado agiliza mucho el trabajo.

• Cualquier duda ir a Help/Help Topics en Translator’s Workbench.

María Carolina Otero
www.quillslanguage.com

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When you buy Trados for the first time, you can take advantage of what you have already translated in the past without this tool to create Translation Memories so you don’t have to start from scratch. This tool is also useful when your clients send you reference materials from previous jobs they have.

What you need is the source document in the source language and the translated file in the target language. The files have to be identical or almost identical so that your alignment can be carried out successfully. Once you have both files, original and translation, you can follow these simple steps to create your new TM or populate an old one.

1. Open the WinAlign tool. For this, go to Start, All Programas, SDL International, Trados [your version] and click on WinAlign.

2. Once the WinAlign window opens, click on File, New Project.

or click on the icon in the Toolbar.

3. A new window will open.

4. In the “General” tab, give the project a name where it says “Project Name”. Change the Source and Target languages from the “Source Settings” and “Target Settings” to set the languages you are going to be working with. And finally set the file type from the drop-down menu in File Preferences.

Note: when working with Word documents, take into account if the format is .doc or .rtf, since you need to select the correct option.

5. Go to the “Files” tab, click “Add” to add the source file, and browse until you find it. Do the same with the target file.

Now that you have both files you need to link them. Click on the blue sheet

and drag the sheet to the yellow one to connect them .

7. Click “Ok” and you will see the following window .

8. Double click on the source file which is highlighted in black and the program will align both texts.

9. Once the alignment has finished, a new window will appear, showing the source text on the left and the target text on the right. As you can see in the screenshot below, sentences are joined by a dotted line. This is what the software recognizes as possible matching between both texts. You can accept this connection or not. To accept or refuse the proposed connection, right-click on the sheet on the left and click “Commit” or “Disconnect”.

If you click on “Disconnect”, the dotted line will disappear and the left sheet will turn blue again and the right one will turn yellow. Now you can connect the sentences as you want. To make a new connection between sentences, click on the left sheet and drag it up to the sheet on the right that matches your sentence.

If you click on “Commit”, the dotted line will turn into a full line and this means you accept the alignment proposed by the software.

10. Once you have finished reviewing the whole text, and you have committed all the units in the correct way, you can choose saving the project or exporting to afterwards importing into you existing Workbench TM.

11. To save the project, go to File, Save Project or Save Project As… and save it in your desired location.

12. To export the project, go to File, Export Project and save it in your desired location. Once you have exported the project you will have a .txt file that you can import into your Workbench TM.

Good luck with your alignment project!!!!!!!!!

María Carolina Otero
www.quillslanguage.com

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Translating PDF Files

To create a translation memory:

1. Go to Windows / Start /All programas/ SDL Internacional / SDL Trados 2006 / Translator’s Workbench. The software will start running and will request the user name.

2. Go to File / New.

 3. A window will show where you have to choose the source and target language, and name the translation memory (this is optional since you can leave it in blank and name it in the following step). Then, click on Create….

4. A window will display where you have to enter again the name for the TM and browse where to save it.

Note:
Next time you open Translator’s Workbench, the last memory used will be opened by default.

To open a translation memory:

There are two ways of opening a translation memory:
1. You can double click on the icon of the TM you wish to open,

or open Trados Translator’s Workbench as stated above.

2. Go to File / Open

3. A window will be displayed, were you have to look for the TM you want to open, and once found, click on it.

To import a translation memory:
1. Open Trados Translator’s Workbench as stated above.

2. Go to File / Import.

3. You will see a window where you can choose the following options:

a) If the file you are going to import is a small memory, i.e. it has only a few units, choose “Small Import File (No Reorganization)”

b) If the file is a large memory, choose “Large Import File (with Reorganization)”

4. In the option “Existing Translation Units” choose the option according to what you want the software to do with existing translations, but in general you have to choose Overwrite, to overwrite the TM with the most updated units or those approved by the client.

5. Click OK.

6. Browse for the file you are going to import, which should always be another translation memory exported from Trados (or compatible software) or created with WinAlign, i.e. .txt, .tmx, .rtf (for Systran) or .sgm, and double click on it.

The software will import the TM and will show the result in the lower part of the window.

To export a translation memory:
1. Open Trados Translator’s Workbench as stated above.

2. Go to File / Export.

3. You will see a window with the list of fields in the TM. Now, click OK.

4. Browse where you want to save the exported translation memory, choose the type of target file and click Save.

5. In the chosen location, a .txt or .tmx file will be saved.

Translation memory reorganization:
Once in a while, you need to reorganize the translation memory to keep its integrity, so:
1. Open Trados Translator’s Workbench as stated above.

2. Go to File / Properties.

3. Here you will see the information about the translation memory currently open, such as date of creation, number of users, size, etc. To know if the TM has to be organized, click on the option Reorganisation recommended. In the Value box, on the right, you will see if it needs to be reorganized or not (Yes or No).

If we have to reorganize it, do the following:

Go to File / Reorganise.

4. The translation memory will reorganize and in the lower part of the Translator’s Workbench window you will see the process result.

Using Multiterm with Translator’s Workbench:If you have a Multiterm database, you can view it in the Translator’s Worbench window to see the terms it finds as the translation units are opened. For this, follow the steps stated below:

1. In Translator’s Workbench go to Options and click on Term Recogniti  on.

2. In Options / Term Recognition Options… you have to choose the Multiterm version installed. Then, click on Browse… and look for the Multiterm database, and last, choose the source and target languages that will be used.

Basic commands:

1. To open a translation unit, click Open () or Open/Get (). It’s highly recommended to use the Open/Get command, so if the unit has been previously translated it will place it in the target unit (yellow unit). The shortcut keys for these functions are Alt+Shift+Home for Open and Alt+Home for Open/Get.

2. Once the unit is translated, click on Set/Close Next Open/Get () to go to the next unit. The shortcut key is Alt+Num+.
Note: When you have to use a key from the numeric pad, this will be signaled with the word Num before the corresponding key.

3. To close a translation unit which hasn’t been translated, i.e. it’s empty, or that you don’t wish to save in the memory, click Close (). The shortcut key is Alt+Shift+End.

4. To close a translation unit that has been translated and you wish to save in your TM, but you don’t wish to go to the next unit, click Set/Close (). The shortcut key is Alt+End.

5. To completely copy a translation unit, for example in the case of proper names or addresses, click on Copy Source (). The shortcut key is Alt+Insert.

6. To look in a word in the translation memory that you think you have translated before, you have to select the word or words in the source unit you wish to look for and then click on Concordance (). The shortcut key is Alt+Up.

7. Placeables we find in the original text and that in the TM are underlined in blue can be incorporated in the target unit by clicking on Get Current Placeable () for the currently marked Placeable. The shortcut key is Control+Alt+Abajo. For previous or next Placeables, click on Get Next Placeable () or Get Previous Placeable () respectively. The shortcut keys are Control+Alt+Right and Control+Alt+Left.

8. There are times when it’s not necessary to review 100% match units, whether because the client indicates so or because they are units approved by ourselves or the client, so you can use the Translate to fuzzy () feature. This feature makes Trados omit 100% match units and stop in the next “no match” or “fuzzy match” unit, so it can be translated. This feature saves considerable time if we are sure the translation in the memory is reliable. The shortcut key is Alt+Num*.

9. The feature Get Translation () allows you to update the translation unit currently opened with a 100% match unit from the TM. This feature is especially useful when reviewing a text, in the case of repetitions. The shortcut key is Alt+Shift+Insert.

10. If you have any problem with the translation memory since you have broken a unit, go to Trados menu in the Word file and click Fix Document. Most of the times this feature restores the document and the unit can be opened again.

Some pieces of advice:

• Don’t press Enter when you are inside a translation unit since you can break it.
• Using the commands from the keyboard speeds up the job.
• If you have any problems go to Help/Help Topics in Translator’s Workbench.

María Carolina Otero
www.quillslanguage.com

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